アメリカでは長い週末を迎え、オフィスワーカーにとっては少なくとも3日間は忌々しい会議から解放されます。そこで、この機会にメールの真価を熱く語りたいと思い立ちました。
聞いてください。会議は生産性、士気、そして幸せな職場環境を阻害するというのは常識です。ですから、メールを書いてみませんか？
メールにも欠点があることは承知しています。管理が難しく、スパムメールが大量に届くからです。しかし、仕事がますますオンライン化していく中で、メールは会議よりも優れています。受信トレイをゼロにする2人と、通知に溺れるカオスマペット1人（どちらが誰だか当ててみてください！）が、その理由を説明します。
Ram Iyer: 会議はお好きですか、それとも文章を書くのが嫌いですか?
喫煙していた頃、私は出版業界で働いていましたが、そこでは頻繁に、しかも極めて非生産的な会議が開かれていました。20人を超えるチームのほとんどは、誰かが延々と何かを話している間、1時間も黙って座っているだけでした。
無駄になった人件費を計算に入れると、これらの会議はそれぞれ平均20時間、本来本来の仕事に費やすべき時間を無駄にしていました。また、無駄なストレスも抱えていました。私は毎回の会議の後、無性にタバコを吸いたくなっていましたが、それは私だけではありませんでした。
ありがたいことに、ずっとそうだったわけではありません。私はこれまで、メールやメッセージだけでコミュニケーションを取る文化が育まれてきた企業で働いてきたという幸運に恵まれました。しかし、ここ数年、友人や元同僚が仕事について愚痴をこぼすのを聞いているうちに、ある傾向に気づきました。パンデミックで誰もが在宅勤務になり、会議がますます頻繁になり、仕事の邪魔になると感じるようになったのです。
ここ数年、私はよくこう自問してきました。「メールで伝えられるなら、なぜそうしないのか？」 メールで伝えればみんなの時間を節約できるのに、なぜ人々はわざわざ話すことにこだわるのでしょうか？
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ようやく理論が見つかったと思います。
私の仮説（主観的な経験、伝聞、明らかに偏った意見に裏付けられているだけ）は、書面によるコミュニケーションをあまり行わない会社の従業員は、書くよりも話すことをデフォルトにしてしまうことが多いというものです。
書くことは奨励も義務もされていないため、時間が経つにつれて、多くの人がテキストでのコミュニケーションに不快感を覚えるようになり、その結果、会議で自分の考えを話すことを選択するようになります。
アニーが下に書いているように、不安も影響していると思います。私は4か国語の読み書きができますが、英語以外で1文以上書けと言われたら、逃げ出してしまうでしょう。
さあ、そろそろ批判の矢が突き出ているのが目に見えています。だから、はっきり言わせてください。自分の意見を明確に伝えるのに役立つなら、声に出してコミュニケーションを取ることに何の問題もないと思っています。ここインドでは、英語の流暢さは既に階級の問題になっているので、海外の相手にメールを書くのが苦手な人を軽蔑するなんて、とんでもないことです。
会議には確かに役割があります。重要な決定を下す際の協力や仲間意識の醸成には最適です。さらに、口調や声色といった重要なニュアンスはメールでは伝わりにくいため、対立の解決にも効果的です。しかし、会議は途方もない時間の無駄になることも少なくありません。
非同期メッセージングプラットフォームが役立つのはまさにこの点でしょう。誰もが自分の好きなようにコミュニケーションをとることができ、誰の時間も無駄になりません。企業や管理者もここで役割を果たすことができます。特定のコミュニケーション手段を優先するのではなく、様々なコミュニケーション方法を推奨し、奨励しましょう。
私の職業を考えると皮肉なことですが、文章力がどれほど重要かに気づくまでには、本当に長い時間がかかりました。企業が従業員の文章力向上を奨励し、研修を行い、支援することができれば、このインターネット時代において、彼らにとってプラスに働くことは間違いありません。それに、メールははるかに効率的です。
アレックス・ウィルヘルム：書くことは実はコミュニケーションの優れた形です
私たちは皆それぞれ違うということを尊重します。学び方はそれぞれ違います。中には、文章よりも口頭で共有した方が情報を理解しやすい人もいます。しかし、集団でのコミュニケーションは、他のコミュニケーション方法よりも特定の方法に大きく依存するため、私たちはどちらかを選択しなければなりません。そして、それは、どんなに公平さを追求しても、一部の人々を不利な立場に置くことを意味します。
職場の外で見てきたのは、マネージャーは個人よりも外向的であることが多いということです。そして、マネージャーがチームのコミュニケーション基準を設定すると、その基準は会議に傾きがちです。口頭で、話し、声に出して行う会議です。
実際には、チームのコミュニケーション規範は同期的で口頭中心になりがちです。私たちはこれに抵抗すべきです。
なぜでしょうか？確かに、口頭でのコミュニケーションよりも書面によるコミュニケーションの方が学習効果が高い人もいますが、書面によるコミュニケーションを好む人にとって、口頭での会議は逆の場合よりも負担が大きいと思います。なぜでしょうか？それは時間です。例えば、聞くよりも読む方が学習が遅い人は、読むこと中心の人が矢継ぎ早に話すよりも、言葉を理解して書き出すのに時間がかかります。つまり、誰もが望むような、迅速で要点を押さえ、無駄な無駄話のない会議です。
これは、グループに意味を伝える上で、書き言葉は話し言葉よりも優れているという私の主張の一部です。書くことで、話す人は考えをまとめ、簡潔にまとめる時間が増えるだけでなく、誤りや漏れを防ぐのにも役立ちます。文書であれば、共有する前に誰かに読んでもらうことができますが、話す場合はリアルタイムのフィードバックを得るのがはるかに難しいのです！（また、母国語ではない言語で仕事をしている人にとっては、第二言語や第三言語で即興で話させられるよりも、考えを整理する時間の方が大切かもしれません。）
演説は芸術です。私たちは皆、より優れた口頭コミュニケーション能力を身につけることができます。しかし、グループコミュニケーションにおいては、より簡単なハードル、つまり「書く」という、手の届く範囲にあるハードルがあるのに、人々に非常に高いレベルへの到達を求めるべきではありません。
最後に、私は生意気な人間なので、最後に付け加えておきたいのは、書くことは、伝えたいことが本当に共有すべき内容であるかどうかを確認する手段でもあるということです。Amazonは多くの欠点を抱えた企業ですが、書面によるメモに対する同社の考え方は、長期的な思考力と必ずしも一致しているわけではないでしょう。
アニー・サンダース：メール不安は現実であり、私たちは皆それを和らげることを目指すべきだ
よく聞きなさい、衒学者ども！そろそろ冷静になる時間だ。
まず最初に言っておきたいのは、私がこの分野の権威だということです。前腕にはセミコロンのタトゥーを入れています。編集者として15年も働いています。そして、誰もが文章で自分を表現する際に安心感を得られるよう、なぜそれを保証する必要があるのかについて書いたこの短いエッセイを、Twitterで小うるさい人が突然現れて批判してくるだろうことも承知しています。
それに対して私は中指を立てます。いや、中指を二本立てます！
普段の場でさえ、私が彼らの文章を批判していると思い込んでいる人がいます。看板やメニュー、ツイートの些細な間違いを指摘して、「これはきっと頭にくるでしょうね」と言うのです。
絶対にそうではありません。もし私が気づいた間違いの全てが私を狂わせるなら、私は施設に入れられるでしょう。
つまり、私が書面を手放せるなら、あなたも手放せるということです。そして、あなたもそうすべきです。なぜなら、全員が多少なりとも書き言葉に慣れることができなければ、私たちはもっと多くの会議に出席しなければならないからです。
会議は生産性を低下させる原因です。この事実は広く認識されているため、バーチャル会議の改善を目標にスタートアップ企業が設立されています。
「メールで済ませられたのに」というのは、オフィスワーカーの使い古された決まり文句です。確かに、ほとんどの会議はメールで済ませられるでしょう。しかし、ラム氏が上で指摘しているように、会議をスケジュールした人がメールを送ることに抵抗を感じていた場合はどうでしょうか？
この典型的なツイートは、私が友人のメールを編集した後に友人から送られてきたもので、私が友人のメールを編集するのがなぜいつも嬉しいのか（本当に）の正当化として友人に送りました。
不安は蔓延している。私にメールや履歴書、カバーレター、業務報告書の添削を依頼してくる女性たちは、医師、全国紙の記者、ソーシャルワーカーなどだ。やり手の人もたくさんいる。それなのに！彼女たちは送信ボタンをクリックすることに不安を抱き、まずは私から少し安心させてもらう必要がある。
明らかに二度も通らない8000語におよぶお決まりの批判に我慢すべきだと言っているのではありません。しかし、簡潔なメールに自分の考えをまとめて、読んで、Grammarlyでチェックして、送信ボタンをクリックできるのは、人々の自由です。
英語は進化します。それが英語の美しさの一部であり、デジタルコミュニケーションは一部の「ルール」の消滅と修正を加速させているだけです。私たちは皆、もう少し気楽に考えるべきでしょう。そうすれば、最終的にはお互いをより深く理解できるようになるかもしれません。
