2020年は、世界中の企業が事実上一夜にして完全に分散した労働力のサポートへと移行したことで、IT管理の重要性が高まりました。ITチームは、どの企業も予想していなかった規模と速さで、リモートコラボレーションツールの大規模な導入を指揮しました。BYODとホームネットワークのセキュリティポリシーは、突如として新たな緊急性を帯びるようになりました。
企業がオフィス勤務に戻り始めると、移行を管理するための適切なツールを確実に導入することがIT部門の責務となります。従業員は、在宅勤務でも会議のためにオフィスに出勤する場合でも、シームレスな機能を期待します。しかし、アクセス制御やデスクや会議室の予約といった新しいオフィス内システムが、従業員が既に使用しているツールと連携されていない場合、導入率は低下します。
非常に多くのことが懸かっているため、開発チームは職場のテクノロジーに関して長年抱いてきた疑問を再考しています。それは、「構築するか、購入するか」ということです。
職場でBYOアプリを使用する際のリスク
最も費用対効果の高い解決策のように思えるかもしれませんが、独自の職場アプリを開発することは、組織のオフィス復帰に悪影響を与える可能性があります。職場のテクノロジーオプションを評価する際には、コスト、リスク、そして従業員への潜在的な影響を考慮する必要があります。独自のアプリの開発を始める前に、社内開発の潜在的な落とし穴を理解しておくことが重要です。
1. 一度に多くの問題を解決しようとする
組織の職場復帰を管理する上で、ステークホルダーはそれぞれ異なるニーズを持っています。リーダーは、状況の可視性を高め、変化する状況に対応するための新たなソリューションを提供し、将来のニーズを予測する必要があります。従業員は、安全で生産性の高い、使いやすいツールを求めています。
職場向けアプリを開発する際には、良い意図を持っていても、一度に多くの課題を解決しようとすると、計画通りに開発が進まず、意図した機能を満たさないアプリケーションになってしまう可能性があります。機能が多すぎると、ユーザーにとって複雑になりすぎ、関係者全員にとって負担が大きくなる可能性があります。
朗報です。車輪の再発明は必要ありません。実績のあるサードパーティ製アプリケーションを選択することで、より迅速なソリューションと優れた拡張性を実現し、チームはコアビジネス目標の達成に集中できるようになります。
2. リソース要件の過小評価
独自の職場アプリケーションの構築にかかる時間とリソースを正確に計算するのは困難です。社内で構築する前に、アプリケーションのテスト、実装、保守、監視、更新といった長期的な要件を検討してください。
社内に職場アプリケーションを継続的に改善する能力が本当にあるかどうかを判断するために、正直な自己評価を実施してください。職場のニーズに対応するために設計されたサードパーティ製ソリューションには、アプリの保守と強化を担当する専任チームがあり、アップデートを自動的に展開できるため、チームが注力する領域を変更する必要がありません。
新しいアプリケーションにバグが発生する頻度を考えてみましょう。社内チームは必要な時間とリソースを投入する準備ができていますか？信頼性の高いサードパーティ製アプリケーションは、既に複数回の開発とテストを経ており、設計上スケーラブルです。
3.技術スタックに別のツールを追加する
特定の目標の特定や効率的な職場環境の構築から、総コストの削減やパフォーマンスの最大化まで、さまざまなタスクの達成に役立つ完全に機能するソリューションが必要です。
独自の職場用アプリを構築すると、他のツールとうまく連携しないツールを導入してしまうリスクがあります。その結果、データのサイロ化、データの不正確さ、全体像の把握の困難さといった問題が生じる可能性があります。
堅牢なソリューションは、既存の職場ツールとスムーズに統合され、強力な洞察とより効率的な管理ソリューションを提供する必要があります。
4. 従業員のニーズを考慮していない
導入後、従業員から重要なフィードバックが得られます。職場向けアプリは、あらゆる関係者のニーズに適切に対応する必要があるため、使用するツールは関係者全員の視点に立って設計する必要があります。
従業員が職場復帰後にどのようなニーズを抱えるかを考慮し、プロセス全体を通して彼らの意見を求めましょう。デスク予約や来客管理といった重要な機能を備えた職場用アプリを、従業員が容易に導入できるよう導入しましょう。例えば、既に使用しているカレンダーツールとのネイティブ連携などです。
5. 予測不可能な総所有コスト
職場復帰を遅らせる可能性のある時間コストに加え、独自の職場アプリの構築はコストのかかる投資となる可能性があります。初期費用に加え、開発、保守、品質保証、トレーニング、アップデートにかかる総コストを予測することは困難です。
オフィス復帰のためのサードパーティの職場アプリケーションを活用する
従業員が分散しており、選別して保護する必要があるデータが山ほどあるため、選択するテクノロジーが正確性、効率性、セキュリティを損なわないことが重要です。
SaaSソリューションは、共有プラットフォームを活用することで総所有コストを削減し、インフラストラクチャのアップグレード、保守、パッチ適用に伴う高額なコストを削減します。職場向けアプリへの投資を検討されている方は、以下の点にご留意ください。
組織の時間を節約
職場の安全を確保するため、リーダーたちは職場の収容人数を削減しています。つまり、会議室の従業員の最大収容人数を減らし、デスクを予約制にして利用状況を把握できるようにするということです。
デジタル道案内アプリは、エリアが満員になったときにすぐに従業員に通知し、職場内を歩き回る時間を減らすことで、従業員が安心して職場に戻ることができるように支援します。
総支出を削減
サードパーティのソリューションを使用すると、IT チームは、アプリケーションの作成や、ビジネスの遅延につながるバグの修正に時間を費やすことなく、コアビジネス業務に集中できるようになります。
初期費用は総コストの一部に過ぎません。職場のニーズが進化するにつれて、アプリケーションもそれに追いつく必要があります。ビジネスニーズの拡大に伴い、アプリケーションは拡張性と信頼性を備えていなければなりません。クラウドベースのシステムを活用することは、迅速かつ測定可能な職場分析と成果を提供するための最良の方法です。
既存のツールと統合
未来のオフィスには、既存のソリューションと連携できるワークプレイスアプリが必要です。Teemのウェイファインディングソフトウェアのような堅牢なワークプレイスアプリはセンサーと連携し、従業員や訪問者が部屋やデスクの空き状況をリアルタイムで簡単に確認できます。さらに、部屋予約画面と連携することで、従業員はいつでも部屋を見つけて予約できます。
職場体験を向上
今後、従業員や来訪者はタッチレスな体験を期待しています。これを実現する一つの方法は、モバイルアプリを使って部屋やデスクを予約することです。もう一つの解決策は、会議室の予約画面を使って、収容人数の上限や各部屋の設備の種類を表示することです。
ウェイファインディングツールを使用すると、従業員は職場内の人、場所、リソースを見つける時間を節約できます。また、収容人数制限、マスク着用義務、今後の変更など、重要なお知らせを表示することもできます。
Teem by iOFFICEでオフィステクノロジーを将来も安心
職場の未来は柔軟性に富んでいます。テクノロジーも同様に柔軟性を持つべきです。サードパーティソリューションを活用することで、アプリケーションの実装を迅速化し、目標達成を容易にし、長期的なコスト削減を実現します。
Teem の職場用アプリは、リソースを統合し、必要なビジネス分析機能を活用し、ビジネス プロセスを自動化し、組織に長期的な価値をもたらすのに役立ちます。
Teem のオフィス復帰テクノロジーが、訪問者と予約の管理にどのように役立ち、職場での信頼とコラボレーションを回復するのかについて詳しくご覧ください。
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