コロナウイルスのパンデミックが始まって1年以上が経ち、リモートワークへの幅広い移行が進んだ今、パンデミック後の働き方はハイブリッドモデルとなり、従業員が必要な時に自宅や職場で働ける柔軟性を提供するようになることは明らかだ。
私たちは、世界中の 800 人以上の職場のリーダーにハイブリッド ワークについての意見を尋ねました。ほとんどの従業員が在宅勤務できる企業のリーダーの 81% が、今後 6 か月以内にチームがハイブリッド モデルに移行すると回答しました。また、これらのリーダーの 69% が、この移行は従業員の主導によるものだと回答しました。
従業員に業務内容や状況に応じて異なる環境を提供するワークモデルは、直感的で自然なもののように思えますが、特に経営陣や職場のテクノロジーチームにとっては課題となります。ハイブリッドモデルに適した職場のテクノロジースタックを設計する際には、多くの考慮事項があります。IT部門と施設部門のリーダーは、継続的な健康と安全への懸念と、つながりを育むコラボレーションスペースの必要性のバランスを取る必要があります。
ここでは、ハイブリッド ワークを実現するためのシステムを導入する際に、職場のリーダーが念頭に置くべき 3 つの優先事項について説明します。
物理的な職場とそれを支えるテクノロジーを再設計する
日々のオフィス出勤者数が減少する中、企業はスペースの有効活用について慎重に検討する必要があります。多くの企業にとって、これは従来の固定席方式から、従業員一人ひとりに割り当てられた固定席方式へと移行し、ホットデスク方式へと移行することを意味します。ハイブリッド方式を選択する企業の45%は、固定席とホットデスク対応のオープンデスクの両方を活用する、複合的なアプローチを計画しています。
パンデミック以前は、一日分のデスクを確保するのは、オフィスの好きな場所に早めに出勤して席を確保するだけで簡単でした。しかし、職場がコラボレーションと対面での交流の中心となるにつれ、同僚同士が協力し合い、同じ時間にオフィスで働き、同じ席に座れるように調整することが不可欠になっています。こうした日々の調整には時間と忍耐が必要ですが、企業はこれらの課題を解決するためのソリューションを導入することで、スケジュールの比較、他の従業員の招待、デスクの予約を容易にすることができます。
Envoy Desksは、従業員と職場管理者の両方にとって、デスクのスケジュール管理プロセスを可能な限りシンプルにするために開発されました。誰がいつオフィスで働いているかという重要な情報に、ワンストップでアクセスできるため、チームのスケジュール管理や対面での勤務時間の調整に役立ちます。
チームの健康と安全を最優先に考え、オフィスへの復帰を歓迎します
多くの企業が今日直面している課題は、従業員の職場復帰を促すことです。職場における健康と安全への懸念は依然として高く、66%の人が職場復帰を不安に感じています。従業員の職場復帰を促すには、リーダーは従業員の身体的安全だけでなく、心理的安全も考慮する必要があります。
まず、人々の安全を守るテクノロジーへの投資から始めましょう。スペース管理ツールは、職場の密集度を追跡し、ソーシャルディスタンスの確保に役立ちます。また、従業員が職場をどのように利用しているかをモニタリングする分析機能も提供します。企業はこれらの情報を活用して、健康と安全を考慮したスペースを最適化できます。
ハンズフリー体験を可能にするツールはますます普及しています。タッチレスサインイン、アクセス制御、赤外線体温検査などがその例です。環境・健康・安全（EHS）管理ソフトウェアは、企業が職場関連の事故を記録し、予防戦略を改善し、OSHA規制を遵守するのに役立ちます。
これらのテクノロジーは、従業員が職場で安全に過ごせるようにする上で大きな役割を果たします。さらに一歩前進するために、企業はこれらのテクノロジーと、明確に区分されたコラボレーションエリアや安全重視の職場ポリシーといった実践を組み合わせる必要があります。
データ駆動型の職場環境を構築する
企業は、直感に頼るのではなく、計画策定の指針となるデータを可能な限り収集・分析することが不可欠です。従業員の脈拍測定から、従業員のオフィス出勤頻度に関する集約・匿名化されたデータの分析まで、これらのデータはどれも、空間計画やポリシー策定に貴重な洞察をもたらします。
例えば、毎日何人の人が現場で勤務する予定かというデータは、職場の管理者がオフィスレイアウトを適正化し、無駄なスペースを最小限に抑え、軽食や飲み物といった現場従業員に適切な量のリソースを提供するのに役立ちます。従業員のリアルタイムのサインインデータは、チームがスペース内の人数を管理し、収容人数制限を厳守するのに役立ちます。
こうしたデータに基づく意思決定は、誰にとっても機能し、従業員が効果的に仕事を遂行するために適切なリソースを提供するオフィス モデルを再構築する上で重要になります。
仕事、そしてそれを可能にするテクノロジーは常に変化しています。しかし、パンデミックが発生したとき、職場のプロセスがどれほど急速に変化を余儀なくされることになるかは誰も予測できませんでした。ハイブリッドモデルへの急速な移行により、人々がオフィスに戻り始めたにもかかわらず、多くの職場のチームは依然として、今後のあり方を模索しています。
最も成功する企業は、期待を超える従業員体験に投資する企業です。職場は従業員の職業生活の中で確固たる地位を築く必要があり、適切なテクノロジーの導入はそのための一つの手段となるでしょう。
