メールに別れを告げ、コラボレーションの新時代を迎える時が来ました。過去50年間、メールはスタートアップ企業からフォーチュン500企業まで、コミュニケーションとコラボレーションのナンバーワンソリューションとして君臨してきました。メールは朝一番にチェックし、寝る前に最後に見るものでもあります。言うまでもなく、1日を通して最も頻繁にチェックする仕事のツールでもあります。Adobeの調査によると、アメリカ人は1日に少なくとも3時間は仕事用のメールをチェックしていることがわかりました。かつてコラボレーションと生産性を向上させるために作られたものが、実際には生産性を阻害する要因になりつつあるのです。
1970年代に最初の電子メールが送られて以来、仕事を取り巻く複雑さは格段に増しています。膨大な量のデータ、システム、アプリケーション、ワークフローなどが流通し、日々の業務を追跡することがより困難になっています。今日のデジタル時代以前は、ビジネスリーダーは3ヶ月、6ヶ月、1年先を見据えた大規模なプロジェクトを計画することができました。しかし、2020年の初めに私たち全員が目撃したように、世界は非常に不安定になり、すべてが一瞬にして変化する可能性があります。
自分自身に問いかけなければなりません。50 年前に開発されたツールが、今日のビジネスを遂行および管理するための最も効率的な方法であるかどうか。
メールに別れを告げる
電子メールが初めて導入されたとき、地理的な制約を克服し、コミュニケーションを大幅に効率化することで、ビジネス環境に革命をもたらしました。同僚間のメッセージやファイルは、もはや手渡し、電話、郵送でやり取りする必要がなくなりました。世界中のどこにいても、ほぼ瞬時に送受信できるようになりました。必要なのはコンピューターだけです。こうして、電子メールはコミュニケーションにおける最大のブレークスルーの一つとなりました。
同じAdobeの調査が示すように、電子メールは過度に使用され、疲弊し、場合によっては全体の生産性を直接脅かす存在となっています。また、個人、チーム、部門、そして組織全体間の効果的なコラボレーションにおいても、電子メールは課題を提示しています。パンデミックは、「仕事」の概念に対する私たちの考え方を根本的に変えました。フルタイムのオフィスでのやり取りからハイブリッド環境への移行が進むにつれ、従業員はオンラインでの存在感を維持し、勤務場所に関わらず連絡が取れるようにする必要があります。また、チームの仕事だけでなく、部門や組織の目標を把握し、その可視性に応えることも必要です。即時性がありながらも構造化された効果的なコミュニケーションは、これまで以上に重要であり、現代的で機敏な組織になることは、追い求める価値のある夢です。
しかし、多くの企業にとって、メールはこの夢の実現を阻んでいます。複数の受信者間のやり取りは複雑で、管理が困難で面倒です。また、特定の情報を素早く見つけ出すのも容易ではなく、時間的制約のあるタスクや質問の場合は特に問題となります。多くの企業にとって、メールを今すぐに捨て去るという選択肢はまだありませんが、この10年間でメールからの脱却は十分に可能です。この新しい働き方の現実には、新たなコラボレーションテクノロジーが求められていることは間違いありません。急成長を目指すスタートアップ企業にとって、今こそ導入を開始する絶好の機会です。
現代的で機敏なスタートアップになる
Wrikeの最近の調査によると、最もエンゲージメントが高く、ひいては生産性も高い従業員は、そのエンゲージメントの理由として2番目に、同僚との円滑なコラボレーション能力（42%）を挙げています。仕事内容自体は基本的に変わりませんが、コラボレーション能力は近年、特にここ数ヶ月で変化が顕著になっています。企業は、従業員がリモートワーク中など、常につながりを保ち、仕事の進捗状況を瞬時に容易に把握できるようにする必要があります。1日3時間も仕事をしていると、もはやメールでは仕事が片付かないことは明らかです。そこで、コラボレーティブ・ワーク・マネジメント（CWM）ソリューションの出番となります。
CWMテクノロジーは、瞬時のコミュニケーションとコラボレーションを可能にするだけでなく、あらゆるタスクとプロジェクトに明確なプロセスをもたらします。業務のあらゆる側面をデジタルで組み立てるラインであり、関連する文書や課題に関する情報をまとめて管理します。CWMソリューションの本質は、企業にとって唯一の真実の情報源を構築し、サイロ化を排除し、チーム間の作業を効率化することで、どこから作業していても全員が同じ認識を持つようにすることです。すべてのコミュニケーションと文書を一元管理できるため、作業内容を把握するために何千ものメールを精査する必要も減ります。コンテキストと会話は時系列で整理されるため、従業員は必要な証拠を簡単に見つけることができます。
これらのテクノロジーは、瞬時にコミュニケーションを可能にすると同時に、従業員が必要な時に仕事から離れることを可能にします。多くの人が既にご存知の通り、頻繁なメール通知は負担になりがちです。他にもっと優先すべきことがあるのに、メールを開いて返信するのに1時間も費やした経験はありませんか？毎日の通知は当分の間なくなることはありませんが、ワークマネジメントソリューションはプロセスを合理化し、仕事を一箇所にまとめることで、通知を最小限に抑えるのに役立ちます。
確かに、メールは私たちに大きな恩恵をもたらしてきました。しかし、その15分間（あるいは半世紀）の栄光は終わりを迎えようとしています。パンデミックから脱却し、新たな働き方の未来へと向かう中で、最も成功するスタートアップは、プロセスとコラボレーションの効率化を継続する企業となるでしょう。共同作業管理プラットフォームなどの新しいテクノロジーが、現代的でアジャイルなスタートアップを活気づけるでしょう。メールに別れを告げ、コラボレーションにようこそ！
