約20分。これは、世界旅行業協会（Global Travel Business Association）の調査によると、経費精算書の処理にかかる平均時間です。四半期ごとに経費を申告する数十人、数百人、あるいは数千人の従業員にこの時間をかけると、1件の取引なら数秒で済むはずの処理に、突然何時間もかかってしまうことになります。
従来の出張経費（T&E）プログラムは、何十年もの間、長々とした場当たり的な予約プロセスと、くしゃくしゃになった領収書を使って手作業で経費を入力してきました。インフレ環境下で企業がコスト削減を目指す中、出張管理と経費報告プロセスの改善は明らかな機会として浮上しています。アバディーン・グループによると、出張経費は企業全体の予算の平均10%を占めていますが、財務部門には管理と可視性という2つの重要なプロセスが欠けています。その結果、財務部門はコスト削減の機会を特定することも、企業が成長を活かそうとする際に大規模な支出ポリシーを実行することもできません。
多くの異質なレガシーソリューションは、テクノロジーのギャップについて互いの責任をなすりつけ合います。しかし実際には、これらのシステムは、機能横断的に機能する連携を構築するのではなく、その場その場の異なるニーズに対応するために構築されています。解決策は、常に相互に同期するテクノロジーを活用することです。出張管理、法人カード管理、経費管理を完全に自動化されたプロセスで統合するオールインワンソリューションは、成長を阻害することなくコストを削減できます。
スケーラビリティが重要な理由
アーリーステージのスタートアップを例に考えてみましょう。企業は通常、財務管理において、当面のニーズを満たす法人カードや経費管理ツールの調達を目指します。しかし、複数のベンダーが提供する従来型のソリューションを採用すると、バラバラで互換性のないテクノロジースタックが構築されてしまいます。もしそのスタートアップの従業員数が50人から250人、あるいは500人に増えたらどうなるでしょうか？世界中にオフィスを開設し、従業員がグローバル化したらどうなるでしょうか？そうなると、ばらばらの出張費・経費ベンダーでは、スタートアップの成長、出張ニーズ、そして複数国における経費報告プロセスに迅速に対応することはできません。重要な時期に、コアビジネスから注意が逸れてしまうのです。
企業の成長過程において、スケーラブルなソリューションの導入とコスト削減を早期に実現できなければ、財務リーダーは将来を見据えた対応の機会も逃してしまいます。将来を見据えた対応とは、 10年後の組織像に合わせたソフトウェアを選択することではなく、企業の成長に合わせて大幅な変更を必要としないインフラストラクチャを構築することです。テクノロジーによってより繋がりのある世界が生まれる時代において、将来を見据えた対応とは、究極的には、そのようなハイパーコネクテッドな環境で成功するように構築されたソフトウェアこそが不可欠です。
新年が刻一刻と近づいており、ビジネスリーダーと財務チームは、経済の勢いに備えた計画を立てることが重要です。初めてのオフィスでチームを構築する場合でも、世界中に従業員を配置する場合でも、TripActionsは2023年のT&E（事業継続・投資）資金計画に役立つ究極のガイドをまとめました。スクロールする前に、「エッセンシャルズ・リーディングキット： 2023年の財務計画」をダウンロードして 、T&E管理の一歩先を行きましょう。
積極的な期待を設定する
コンテンツクリエイター向けのビジネスツールを提供する会員制プラットフォームであるPatreonは、急成長期に入った際、成長ペースに対応できる支出管理システムへの切り替えの必要性に気づきました。必要なプロセスの一部を実行できるシステムは既に存在していましたが、それらは米国事業に縛られており、グループ間送金や財務部門に負担をかけていました。
代わりに、Patreon は TripActions を選択しました。これは、従業員の銀行口座への現地通貨での直接払い戻しなど、他のシステムがまだ導入していない国際的な機能を備えた唯一のオールインワンの出張、経費、法人カード管理システムです。
「TripActions を採用したことで、当社の T&E プログラムの将来性が確保されました。これは、来年、従業員数を倍増し、新しい地域に進出する計画を立てている私たちにとって非常に重要です」と、Patreon の財務運営担当シニア ディレクターの Crystal Ryu 氏は述べています。
ビジネスが長期的な成功を目指すなら、あらゆる段階で企業と共に成長していくパートナーに投資することが不可欠です。特に急速な成長を遂げる際にはなおさらです。長期的に相互に支え合う複数の出張・経費管理テクノロジーを探すのではなく、オールインワンのソリューションこそが、あらゆる要素を同時に調整するソリューションです。
特にTripActionsは動的な価格ポリシーを採用しているため、旅行管理者は公正な価格計算に基づいて世界中のあらゆる市場に合わせて動的に調整される単一のポリシーを設定できます。現在の成長率で推移すると、世界のSaaSベースの経費管理市場は2028年までに66億ドル規模に急成長すると予想されています。そして、最新の旅行ソリューションも同様の成長を遂げるでしょう。
戦略的にコストを管理する
TripActions のようなオールインワンの T&E ソリューションを使用すると、企業は経費プロセスを最適化し、規模が拡大するにつれて従業員のニーズを満たすことができるだけでなく、不確実なインフレ期間中の支出を管理して、最終的には予算と人員を節約することができます。
仕組みはこうです。従業員には普通の法人カードが渡されるのではなく、テクノロジーを搭載したスマートカードが提供されます。このスマートカードは、取引が発生するとすぐに精算を行います。ポリシーは自動的にチェック・適用され、取引の詳細は即座に記録・分類され、経費は即座に提出されます。経費精算プロセスは、カードのスワイプからERP（エンタープライズ・リソース・プランニング）ソフトウェアに直接送られ、経費報告書の提出、承認、そしてポリシー遵守が完全に自動化されます。
Forrester Consultingによる2022年の分析によると、時間のかかるT&Eの手順を自動化することで、財務チームと従業員は週8時間以上を節約できます。これは、月に4日を収益向上につながる業務に回せることになり、企業は業績向上に注力できるようになります。
スマートカードを支える革新的なテクノロジーは、財務チームに支出管理と可視性の向上をもたらします。企業管理者は、役割、部門、経費カテゴリー、ビジネスコンテキストなど、様々な要因に基づいて、プロアクティブな支出管理を設定できます。例えば、最高売上責任者（CRO）とエンタープライズセールスチームがニューヨークを訪問するとします。その場合、CROの支出パラメータには、他のチームメンバーとは異なる一連の管理が適用されます。
これらのコントロールはカードに組み込まれており、販売時点で自動的に適用されるため、企業は従業員にカードを配布し、すべての取引に対する権限を維持できます。また、経費総額はリアルタイムのダッシュボードで追跡され、財務チームは従業員が世界中のどこでどのように支出したかを 確認できます。出張中の従業員であれ、自宅から経費を計上するリモート従業員であれ、その状況は変わりません。
短期および長期の将来の出張および経費戦略を計画する場合、企業には財務の準備に関して 2 つの選択肢があります。成長と潜在的な混乱に積極的に備えるか、変化するニーズを予測できずに非効率になるリスクを負うかです。
