俊敏性、直感性、そして豊富なデータを扱う取締役会向けテクノロジーは、まだほとんどの取締役会に浸透していません。今こそ変革の時です。
OnBoardの共同創設者兼CEO、パローン・チャダ
取締役会の役員であれば、ほぼすべての取締役会が丸2年間、主にデジタル形式で運営されてきたことをご存知でしょう。多くの取締役会にとって、このデジタル化とバーチャル化は、効率性、コラボレーション、そして俊敏性の向上という全く新しい世界を切り開きました。
実際、私の会社OnBoardが委託を受けて実施した最近の調査によると、取締役および経営幹部の74%が、過去12ヶ月間に取締役会管理ソフトウェアの活用により取締役会の有効性が向上したと回答しています。回答者の81%が、少なくとも今後6～12ヶ月間はデジタルプラットフォームを用いた会議を継続すると回答していることを考えると、この結果は特に説得力があります。
また、新たなデジタル形式の導入により、取締役会の平均所要時間が大幅に短縮されていることも分かっています。当社のプラットフォームにおける匿名化されたアクティビティイベントの分析によると、2020年以前の取締役会の平均所要時間は約3.5時間でした。2022年の現在、取締役会の平均所要時間は約2.5時間です。取締役会は、より短い時間でより多くの成果を上げるために、協働の取り組みを強化しています。
最も経験豊富な取締役ですら、デジタル取締役会のメリットを（意図的か否かにかかわらず）受け入れている今、今こそ一歩踏み出し、取締役会リーダーに、より効果的なエンゲージメントとより機敏な取締役会のリーダーシップを実現するための実用的なデータに基づく洞察を生み出すスマートで直感的なテクノロジーというさらなる利点を提供するべき時です。
デジタル変革によって取締役会の有効性をどのように高めることができるでしょうか?
取締役会とそれが所属する組織が新たな課題に適応し、それを克服し続ける中で、取締役会のリーダーは新たな選択に直面しています。その仕事に最適なツールは何でしょうか?
取締役会テクノロジーが約束するのは、管理プロセスを削減し、認知オーバーヘッドを減らし、セキュリティとコンプライアンスを強化して、取締役会をよりシンプルに、より多くの情報に基づいて、より効果的にすることです。
取締役会の事務的な煩わしさを解消
テクノロジー企業の経営幹部チーム（私自身も含め）が四半期ごとの取締役会の準備に数週間を費やすことは珍しくありません。現在の業務に関連するすべてのデータ、文書、戦略をまとめるだけでなく、過去のデータや文書も整理する必要があります。
取締役会管理プラットフォームは、過去および現在のすべての取締役会資料を一元的に管理するリポジトリを構築することで、このプロセスを迅速化します。経営陣、取締役、オブザーバーにとって、この「ワンストップショップ」は、取締役会資料の迅速な検索、共有、共同作業を容易にします。また、会議資料や、定款、議事録、方針声明、その他の基本資料といった重要な資産に簡単にアクセスできるため、新任の取締役や投資家のオンボーディングも大幅に迅速化されます。
セキュリティの強化
IPアドレスは重要ですよね？会社のデータと顧客のプライバシーを守るために、積極的な姿勢を貫くことは当然のことです。では、取締役会資料、コミュニケーション、会議活動に最高のセキュリティを導入しない理由はありません。強力な組み込み暗号化やSOC 2 Type IIプロバイダー認定など、最先端のセキュリティおよびデータ保護プロトコルを備えた取締役会ポータルは、攻撃対象となるエンドポイントの数を減らします。
さらに、取締役会ポータルまたはプラットフォームがユーザー権限ときめ細かいアクセス制御を提供する場合、役員報酬の審議や企業評価データなどの機密情報の分割がより簡単になります。
妥協のないアクセシビリティとモビリティ
デスクを離れても仕事は終わりません。今日、取締役はキッチンテーブル、空港、会議に向かう途中のUber車内など、あらゆる場所で業務をこなしています。デバイス間のシームレスな連携と統合されたモバイルエクスペリエンスを実現するボードテクノロジーは、現代の取締役会にとって必須の要件です。
測定されたものは最適化できる：インテリジェントデータを使用して取締役会のエクスペリエンスを向上させる
ガバナンスの完全なデジタル化に向けた次のステップは、取締役会のインテリジェンスを展開し、デジタル フィードバックを使用してより優れた会議を実現することです。
たとえば、OnBoard を使用すると、取締役は、取締役会議録のどのセクションが最も注目され、どのセクションが頻繁に注釈を付けられているかに関する匿名の分析を表示できます。これにより、議題やトピックをリアルタイムで調整して、適切な議論時間を確保することが可能になります (以前の会議前の夕食会での音声案内に比べて大幅に改善されました)。
取締役会レベルのデータは、多様性の向上といった、取締役会が長年抱える最も厄介な課題にも活用できます。OnBoardのプラットフォーム内スキルトラッキング機能などを用いて、各取締役の固有の属性、特性、スキルを把握することで、取締役会の構成におけるギャップを特定し、計画策定や採用活動に役立てることができます。
取締役会に多様性を加えることで、その貢献が個人的、文化的、または職業的経験から来るものかどうかに関係なく、組織はより機敏で、より熟練し、変化をよりうまく受け入れることができるようになります。
あらゆる面でより高い価値を：すべてのテクノロジー企業が専用のボードプラットフォームを必要とする理由
ビジネスのどの段階にあっても、安全なクラウドベースの取締役会ポータルのメリットは計り知れません。製品市場適合性の向上と持続可能な成長への道筋の特定に注力するアーリーステージのスタートアップにとって、拡張性と柔軟性に優れた取締役会プラットフォームを活用して取締役会を開催することで、準備時間を短縮し、取締役間のコラボレーションを容易にし、 最優先事項である事業の成長に集中できる時間を確保できます。
事業が成長するにつれて、新たな投資資本を獲得し、取締役を増やす可能性が高くなります。取締役会ポータルは、取締役会議事録や資料を正確に記録することでデューデリジェンスを円滑に進めるのに役立つだけでなく、資本再構成後の新取締役のオンボーディングを容易かつ迅速にします。
M&AやIPOを計画している大企業にとって、安全な取締役会ポータルは不可欠です。取締役会レベルの戦略が漏洩したという恐ろしいニュースは、それほど昔のニュースを遡る必要はありません。最近の残念な例としては、故コリン・パウエル氏が2016年にメールの漏洩によりSalesforceの買収目標を漏洩した事件が挙げられます。
WeWork の悲惨な IPO の試みは、取締役の一部が取締役会の業務を遂行するために別のビジネス用メールアドレスを使用していたため、その後の訴訟の一環として彼らの受信トレイ全体が電子証拠開示の対象になったことで、さらに大きな痛みを伴うものとなった可能性がある。
堅牢なメッセージング機能とデータ保護機能を内蔵した取締役会ポータルまたはプラットフォームであれば、どちらの問題も防ぐことができたはずです。OnBoardの最近の調査では、取締役会ポータル利用者の90%以上が、取締役会のコミュニケーションのセキュリティに自信があると回答しました。
これらの事例はまた、市場の変動が激しい現代において、取締役会とその取締役がより多く、より頻繁に、より迅速に情報を共有する必要性を強調しています。戦争、パンデミック、社会正義運動、環境災害など、社会や経済全体を揺るがすような混乱は、かつてないほど頻繁に発生しており、取締役会は所属する組織に対し、これらの課題に機敏に対応できるよう、協力し、関与していく責任を負っています。
未来はここにあります。私たちは、合成ゲノム、自動操縦車両、火星を飛ぶヘリコプターなど、ますます多くのイノベーションが生み出される時代に生きています。取締役会はもはや過去の慣習に縛られる必要はありません。データインテリジェンス、協調的なコミュニケーション、そして万全のセキュリティといったテクノロジーの粋を結集した取締役会は、他社に対して大きな優位性を獲得するでしょう。
